1. Faites la liste de vos activités
Afin d’avoir une vue d’ensemble de toutes les tâches à faire, rien de mieux que de faire une liste de vos activités. Puis, précisez leur importance et leur urgence.
Importance
Les activités importantes vous permettent de progresser dans vos objectifs personnels ou professionnels. L’importance est liée à vos objectifs de vie et à vos valeurs.
La question à vous poser: les répercussions de la tâche sont-elles considérables ou auront-elles au contraire peu d’impact sur vous, votre travail ou votre famille?
Urgence
Les activités urgentes demandent une attention immédiate. L’urgence est liée au temps requis pour réaliser une tâche et à la date d’échéance.
La question à vous poser: la tâche doit être faite rapidement ou elle peut attendre?
2. Divisez les activités en 4 catégories
Vous vous retrouvez alors avec 4 catégories d’activités ou de tâches. En voici quelques exemples:
Important et urgent
Ce sont les tâches à faire vous-même et tout de suite.
- Crises
- Problèmes pressants
- Projets, réunions, préparations avec dates limites
Important mais pas urgent
Ce sont les tâches que vous devez planifier.
- Organisation des tâches de la semaine
- Créer un budget ou un plan d’action
- Temps passé en famille
- Exercice physique
Pas important mais urgent
Ce sont des tâches qui doivent être faites maintenant mais qui ne sont pas importantes.
- Interruptions, certains coups de téléphone
- Beaucoup d’activités pressantes à faire immédiatement
- Beaucoup d’activités pour les autres
- Une partie du courrier et des rapports
- Certaines réunions
Pas important ni urgent
Ce sont les tâches à supprimer.
- Futilités
- Certains coups de téléphone
- Pertes de temps
- Courrier superflu
- Certains temps d’écran (Internet)
3. Placez-les en ordre de priorité
Placez ensuite ces 4 catégories d’activités ou de tâches en ordre de priorité:
- Priorités no 1: importantes et urgentes (faire)
- Priorités no 2: importantes mais pas urgentes (planifier)
- Priorités no 3: pas importantes mais urgentes (déléguer)
- Priorités no 4: pas importantes ni urgentes (supprimer)
La difficulté, c’est de bien établir les priorités no 2 et no 3. De fausses urgences vous détournent souvent des tâches importantes qui ont un véritable impact sur votre vie.
Envie d’acquérir de bons «réflexes» pour prioriser?
Exercez-vous à donner priorité aux priorités.
